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  • 澤亞

    駐企落地咨詢先行者
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    會議管理

    會議是搭建組織溝通的有效平臺,然而,許多企業的管理人員卻不愿意開會,究其原因是會議低效,沒有起到解決問題的作用。為此,澤亞咨詢推出會議管理系統,將企業例行會議標準化、規范化、模式化,并通過“會前策劃、會中控制、會后追蹤”的會議循環管理系統,實現各項會議高效召開、決議落地。
     

    現狀——會議低效,扯皮多,決議少

    問題

    會議過多,管理者忙于應付各項會議,害怕開會

    會議過少,上下級、平行部門間的溝通不順暢

    會議低效,沒有解決實際的問題,會議成本高

    會議決議執行落地少,未執行到位也未追究責任,責任意識淡薄

    會議主持人無會議權威,會議紀律松散,領導一言堂現象嚴重

    失控后果:會而無議,議而無決,決而無行,行而無果

    原因

    認為開會浪費時間,沒有意識到會議管理的價值 會議決議執行落地少,未執行到位也未追究責任,責任意識淡薄

    管理者欠缺良好的時間管理與計劃管理工作習慣,會議計劃性差 會議決議執行落地少,未執行到位也未追究責任,責任意識淡薄

    欠缺”一諾千金“的承諾文化及問責文化,會議決議執行力低下 會議決議執行落地少,未執行到位也未追究責任,責任意識淡薄

    部門間溝通不暢,依賴會議、領導來推動問題解決 會議決議執行落地少,未執行到位也未追究責任,責任意識淡薄

    領導權威大于制度權威,造成主持人無會議權威

    解決方案

    導入會議管理體系,將例行會議模式化

    借助會議管理制度,樹立會議及會議主持人權威

    召開高效會議,用好會議管理工具

    借助會議平臺,打造承諾、執行、擔責的企業文化

    系統方案:建立“會前策劃、會中控制、會后追蹤”的會議循環管理系統

    高效會議特征

    高效會議特征

    要點:不能解決問題、形成決議的會議,都是假會議

    目標

    目標

    會議管理模型圖

    會議管理模型圖

    會議法則

    會議法則

    會議法則:會而有議、議而有決、決而有行、行而有果

    會議組合拳

    會議組合拳

    會議組合拳:例行會議模式化、標準化、高效化

    會議運作動作流

    會議運作動作流

    要點:就問題建機制,持續提升企業管理水平

    會議管理體系建設

    流程/制度

    會議管理制度

    早會管理辦法

    早會PK活動方案

    管理周例會管理辦法

    經營分析會管理辦法

    年度述職會議管理辦法

    表單/工具

    會議管理10要素

    優秀早會7步法

    會議通知/簽到/記錄表

    會議決議追蹤表

    周工作計劃與總結表

    工作述職表

    早會日記

    預期效果

    形成系統化會議管理體系

    會議高效召開

    會議決議執行率在90%以上

    承諾文化、執行文化、擔責文化的建立

    工具模版

    工具模版

    工具一:會議管理10要素

    工具二:優秀早會7步法

    工具二:優秀早會7步法

    工具三:周工作總結與計劃表

    工具三:周工作總結與計劃表

    效果展示

    案例一:廣東松本綠色新材股份有限公司

    企業性質 企業類型 所處行業 企業規模 所處階段 變革年份
    民營企業 內銷、外銷、
    加工
    新型建筑材料 約600人
    年銷售2億多元
    轉型期 2014年-2015年
    (2期、12個月)
    企業簡介 成立于2001年,是綠色新型建材行業的龍頭企業,也是行業內唯一獲得國家級“高新技術企業”稱號的企業;2009年改制為股份公司,于2014年1月24日在新三板上市
    變革原因 會議管理不系統,營銷中心會議少,業務人員缺乏管理
    運作效果 1)規范了會議系統:明確了公司會議種類、目的、時間、頻次、議程,建立起以企業銷售目標實現、人才培養為目的的會議管理機制;
    2)改變了開會方式:從整體宣貫到目標和責任層層分解,重數據、講案例,針對 具體的客戶和問題,制定明確的解決方案,明確責任人和完成時間;從一言堂到頭腦風暴,激發每個參會人員的積極性和創造性;
    3)營銷會議模式化:營銷中心通過每天開早會、每周召開1次業績小結會,每月1次業績總結暨目標承諾會,每月1次學習會,每季度召開全國各區域銷售總結會議,增強了團隊凝聚力和戰斗力,銷售業績穩步提升。

    案例二:佛山市順德區晁龍機械有限公司

    企業性質 企業類型 所處行業 企業規模 所處階段 變革年份
    民營企業 內銷、加工 螺絲及螺絲設備制造 約110人
    年銷售約0.6億元
    轉型期 2016年-2017年
    (2期、12個月)

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